📋 Sistema de Etiquetas (Tags)
Este manual describe el sistema de etiquetas implementado en GoHighLevel (GHL), la plataforma CRM de Trust Care Advisors. Las etiquetas son identificadores que se asignan a los contactos para clasificar su estado, automatizar procesos y facilitar el seguimiento operativo.
Cada etiqueta tiene una función específica, un método de implementación definido (manual o automático) y un criterio claro de eliminación. Seguir este sistema correctamente garantiza que los flujos de trabajo automáticos funcionen sin errores y que el equipo pueda gestionar eficientemente los más de 2,500 clientes de la agencia.
Estas etiquetas identifican el canal de comunicación a través del cual llegó el mensaje del contacto. Se asignan automáticamente según el origen del lead.
Indican el estado de la documentación e información del contacto en el sistema. Permiten identificar rápidamente qué expedientes están incompletos o pendientes.
Indica que el perfil del contacto aún no tiene cargados todos los documentos requeridos:
- Carta de elegibilidad (PDF)
- Resumen de beneficios de la póliza (PDF en español)
- ID Card
- Documentos migratorios
Indica que el cliente ya no forma parte del libro de negocios activo de la agencia.
Indica que se cargó alguna documentación requerida dentro del sistema Sherpa.
Indica que un documento fue enviado al cliente para su firma y que se está a la espera de la misma.
Indica que el documento enviado al contacto fue firmado correctamente.
Indica que toda la información del Kit de Bienvenida fue enviada exitosamente al contacto, y que el proceso de incorporación está completado.
Identifican solicitudes de servicio al cliente según el horario en que fueron recibidas. Sirven como métricas de atención y disparadores de procesos internos.
Solicitud de servicio recibida en horario matutino (6:00 a.m. – 9:00 a.m.).
Solicitud fuera del horario de oficina en días de semana (6:00 p.m. – 6:00 a.m.).
Solicitud durante fin de semana fuera del horario de oficina (sábado 3:00 p.m. – domingo 11:59 p.m.).
Solicitud en horario laboral regular: lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., y sábados de 9:00 a.m. a 3:00 p.m.
Desactiva completamente al bot en la conversación del contacto. Mientras esta etiqueta esté activa, el agente humano es el único que puede responder.
Permiten hacer seguimiento del estado administrativo y de cumplimiento de cada cliente dentro del sistema.
Indica que el contacto tiene información incompleta o faltante en su expediente.
Indica que el documento enviado no fue firmado dentro del tiempo establecido.
Indica que el cliente no ha realizado el pago de su póliza.
Indica que el flujo de recordatorios de pago fue completado (8 días, 3 mensajes) y el cliente aún no ha pagado.
Información del contacto presenta inconsistencias o datos confusos que deben ser verificados.
El sistema Sherpa está solicitando documentación de estatus migratorio o carta de ingresos.
Identifican la aseguradora a través de la cual el contacto tiene contratada su póliza. Permiten segmentar el libro de negocios por compañía.
El cliente fue renovado automáticamente por el mercado porque no respondió a las comunicaciones durante el período de renovación.
El cliente fue renovado activamente por el equipo de Trust Care Advisors para el año 2026. Es miembro activo del libro de negocios.
Funcionan como disparadores de automatizaciones. Al agregarlas al contacto, activan flujos de trabajo específicos. Cada flujo tiene una duración de 7 días.
Envío inmediato (F = Faster)
Se usan cuando es necesario enviar un documento de forma inmediata a un contacto específico.
| Etiqueta | Documento que dispara |
|---|---|
| f -consentimiento- 2026 (ambar) | Formulario de consentimiento 2026 — versión Ambar. |
| f -consentimiento- 2026 (jesus) | Formulario de consentimiento 2026 — versión Jesús. |
| f- carta de ingresos 2026 | Carta de ingresos para el año 2026. |
| f- consentimiento 7 elegibilidad | Consentimiento de elegibilidad (formulario 7). |
| f-ingles consentimiento | Formulario de consentimiento en inglés. |
Envío en bloques (Auto)
Para lotes de documentos a múltiples contactos simultáneamente (campañas de renovación masiva).
| Etiqueta | Acción que dispara |
|---|---|
| auto -consentimiento- 2026 (ambar) | Envío masivo del consentimiento 2026 — versión Ambar. |
| auto -consentimiento- 2026 (jesus) | Envío masivo del consentimiento 2026 — versión Jesús. |
| auto-carta ingresos 2026 | Envío masivo de la carta de ingresos 2026. |
Reviews / Google
Dispara el flujo de solicitud de reseña en Google. Se activa individual o automáticamente al finalizar el Kit de Bienvenida.
Tags de Bot (Disparadores de funciones)
Activan funciones específicas del bot. Uso manual, se eliminan automáticamente al finalizar la acción.
| Etiqueta | Función que activa |
|---|---|
| b- agendar citas | Activa el flujo del bot para agendar una cita. |
| b- cotizacion | Activa el flujo del bot para generar una cotización. |
| botprueba | Etiqueta de prueba para validar flujos del bot. |
Proceso final que marca la incorporación completa de un cliente. Envía materiales informativos, documentos de bienvenida y solicitud de reseña.
Etiquetas requeridas antes de activar
Resultado al finalizar
Usa esta tabla como referencia rápida para identificar el método de implementación y eliminación de cada etiqueta.
| Etiqueta | Impl. | Eliminación | Smart List |
|---|---|---|---|
| cargar_resumen | Manual | Manual | — |
| cliente cancelado | Manual | Nunca | CLIENTES CANCELADOS |
| doc-c-sherpa | Manual | Nunca | DOC CARGADO SHERPA |
| doc-enviado | Auto | Auto | DOC ENVIADO |
| doc-firmado | Auto | Nunca | DOC FIRMADOS |
| all-done | Auto | Nunca | ALL DONE |
| soporte matutino | Auto | Manual | SOPORTE |
| soporte noche | Auto | Manual | SOPORTE |
| soporte weekend | Auto | Manual | SOPORTE |
| soporte solicitado | Auto | Manual | SOPORTE |
| human mode | Manual | Manual ⚠️ | — |
| falta llenar datos | Manual | Manual | FALTA DATOS |
| no ha firmado | Auto | Auto | NO FIRMADO |
| pago pendiente | Manual/Auto | Manual ⚠️ | PAGO PENDIENTE |
| NO HA PAGADO | Auto | Manual | NO HA PAGADO |
| revisar | Manual | Manual | REVISAR Y VALIDAR |
| v-migratorio | Manual | Manual | DOC-V-MIGRATORIO |
| [Broker] | Manual | Manual | Por broker |
| autorrenovado | Manual | Manual | AUTO RRENOVADOS |
| Renovado 2026 | Manual | Manual | LIBRO 2026 |
| reviews/google | Manual/Auto | Nunca | — |
| Tags f- (inmediato) | Manual | No eliminar | — |
| Tags auto- (bloque) | Manual | No eliminar | — |
| Tags b- (bot) | Manual | Auto/Manual | — |